Warum gute Planung allein nicht reicht: Entdecke die unterschätzten Stressfallen und wie du sie vermeiden kannst.
Dein Tag ist perfekt durchgeplant.
Anstehende Aufgaben stehen auf übersichtlichen und nach Prioritäten geordnete Listen.
Nie wird etwas Wichtiges vergessen und alle loben dich für dein Organisationstalent.
Klingt nach jemandem, der sein Leben und vor allem seinen Stress im Griff hat, oder?
Das dachte ich auch – doch die Realität sah bei mir anders aus.
Trotz detaillierter Planung fühlte ich mich ausgelaugt und stand kurz vor einem Burnout.
Wie passt das zusammen?
In diesem Artikel erfährst du, wo die Grenzen von Struktur und Planung liegen.
Wie sie deinen Stress sogar verstärken können! Und was du tun kannst, wenn dein Stress trotz guter Organisation nicht weniger wird.
Inhalt
Manchmal kann ich nur lächelnd den Kopf schütteln, wenn ich daran denke, wie unfassbar durchgeplant und strukturiert ich früher war.
Nicht, dass ich heute unstrukturiert oder gar chaotisch wäre – nein, ganz und gar nicht. Ich halte Planung und Organisation nach wie vor für wichtig und hilfreich.
Aber ich habe auch erlebt, dass man sie übertreiben oder an den falschen Stellen einsetzen kann. Sie führt dann sogar zu noch mehr Druck und Stress, anstatt Entlastung zu bringen.
Ironischerweise war ich früher sogar der Ansicht, dass ich offensichtlich noch nicht strukturiert genug war – denn ich war ja immer noch gestresst und fand, dass ich nicht genug Aufgaben pro Tag schaffte.
Ich wurde daher sofort hellhörig, wenn ich von einem weiteren Zeitmanagementtool, einer tollen Orga-App oder einem Kalender mit integrierten Planungshilfen erfuhr.
In mir keimte dann immer wieder neue Hoffnung auf, endlich alle Aufgaben mit Leichtigkeit und Gelassenheit abzuarbeiten.
Endlich mehr Zeit für Me-Time zu haben.
Fragst du dich auch, warum dein Alltag immer noch so anstrengend ist und warum so viele unerledigte Aufgaben auf deiner To-do-Liste stehen – obwohl du doch eigentlich gut organisiert bist?
Ich zeige dir, welche Ursachen bei mir damals eine große Rolle spielten – vielleicht erkennst auch du dich darin wieder:
Der Engpass, den keine Zeitmanagement-Methode lösen kann
Stell dir vor, du hast einen Eierkarton für 10 Eier.
Würde es dir gelingen, dort 34 Eier unversehrt unterzubringen?
Wohl kaum.
Allein der Versuch ist schon absurd.
Dennoch habe ich es immer wieder probiert.
Der Eierkarton steht stellvertretend für deine Zeit und deine Kraft. Jedes Ei steht für eine Aufgabe.
Du wirst nicht mehr als 10 Eier in den Karton bekommen.
Selbst wenn du die Eier farblich markierst, gruppierst und nach Priorität sortierst. Oder das unappetitlichste Ei gleich morgens isst, weil du von der „Eat the frog“-Methode gehört hast.
Ich hatte definitiv viel zu viele Eier Aufgaben auf meiner To-do-Liste.
Und auch mit der besten Planung kann man nicht das Unmögliche schaffen: 73 Aufgaben in einen Tag zu quetschen.
Anstatt meine knappe Zeit mit der Suche nach einer weiteren Zeitmanagement-Methode zu verbringen, hätte ich viel früher damit anfangen sollen, meine Aufgaben gezielt zu reduzieren.
Ja, du hast richtig gelesen:
Ich habe über die letzten Jahre gelernt, wie ich meine To-do-Liste radikal kürzen kann.
Was anfangs unmöglich scheint, ist ein schrittweiser Prozess.
Auch du kannst damit sofort beginnen.
Triff bei jeder Aufgabe eine bewusste Entscheidung:
Verdient sie einen Platz auf deiner To-do-Liste?
Gibt es gute Gründe, deine wertvolle Lebenszeit damit zu verbringen?
Du musst klare Entscheidungen für und vor allem auch gegen bestimmte Aufgaben treffen, um mit den Plätzen in deinem Eierkarton auszukommen.
Um alles Wichtige zu erledigen, aber mit deiner To-do-Liste auch mal fertig zu sein.
Und trotzdem noch Zeit und Kraft für schöne Dinge in deiner Freizeit zu haben.
(Wenn dich das Thema interessiert und du mehr darüber wissen möchtest, dann schaue dir meinen Kurs „Weniger Aufgaben, weniger Stress. So reduzierst du deine To-do-Liste“ an.)
Ein weiterer Grund für meinen Dauerstress lag in meinem Glauben, dass eine akribische Planung mich innerlich beruhigen würde.
Glaubst du das auch?
Dann lies weiter:
Warum du dich trotz perfekter Planung nicht entspannt fühlst – und was dagegen hilft
Für den Job hatte ich einen Plan.
Für den Haushalt hatte ich einen Plan.
Für den Sport hatte ich einen Plan.
Für den Urlaub hatte ich einen Plan.
Planungsfreie Zonen gab es bei mir selten.
Und um auf alles vorbereitet zu sein, hatte ich meistens sogar für alles noch einen Plan B, C, D und E.
Wie anstrengend es war, immer so viele Alternativen zu durchdenken!
Wie viel Kraft es mich gekostet hat, den ganzen Tag wachsam wie ein Schießhund zu sein, ob auch noch alles nach Plan läuft.
Daher war auch Urlaub nicht sonderlich erholsam. Wenn der Urlaub vorbei war, war ich genauso erschöpft wie vorher.
Wenn dann doch mal etwas passierte, womit ich nicht gerechnet hatte (Waschmaschine kaputt, Kind plötzlich krank, etc.), warf mich das komplett aus der Bahn und ich war mit den Nerven am Ende.
Einer der wichtigsten Faktoren für Resilienz, also die Fähigkeit gut mit den Herausforderungen des Lebens umgehen zu können, ist Flexibilität.
Folglich zeichnen sich entlastende Strukturen und gute Planung auch dadurch aus, dass sie Raum für Flexibilität lassen.
Wenn ich mir meine Planungswut von damals heute anschaue, dann fällt mir vor allem ein Wort ein: Kontrolle.
Quasi das Gegenteil von Flexibilität.
Ich war damals der Meinung, dass mir diese perfekte Planung Sicherheit und damit innere Ruhe geben würde.
Heute weiß ich, dass das Gegenteil der Fall war.
In Wahrheit wollte ich alles unter Kontrolle haben. Diese Überorganisation war ein Symptom meiner vielen festen Vorstellungen und Erwartungen, die ich hatte.
Mit der Anzahl der Erwartungen steigt allerdings auch die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich nicht alle erfüllen werden.
Außerdem bringt man sich um die wunderbare Erfahrung, wie entspannt es ist, wenn man etwas einfach auf sich zukommen lässt. Und welche wunderbaren spontanen Gelegenheiten und Erlebnisse sich ergeben können, wenn man den Raum dafür lässt.
Ich möchte dich daher einladen, dir deine Planung auch einmal genauer anzuschauen:
- Wo unterstützt sie dich wirklich dabei, entspannter durch den Tag zu gehen? Und wo lässt sie dir kaum Luft zum Atmen, weil es keinen Raum für Flexibilität und Unerwartetes gibt?
- Was würde deiner Meinung nach passieren, wenn du weniger planen würdest? Hast du diese Annahmen schon einmal hinterfragt?
- Wo könntest du dir erlauben weniger zu planen?
Eine Sache solltest du aber auf jeden Fall einplanen.
Was ich in meinem Superplan damals viel zu oft vergessen hatte:
Die geheime Zutat für eine Planung, die dich wirklich entlastet
Lass uns noch mal zu der Metapher mit dem Eierkarton zurückkehren:
Die meisten Menschen haben nicht nur zu viele Eier und wissen nicht, wohin mit ihnen. Sie wollen auch nicht akzeptieren, dass ihr Eierkarton nur 10 Plätze hat.
Wollte ich natürlich auch nicht.
Daher habe ich kaum Pausen gemacht, viel seltener schöne Dinge unternommen und so manches Mal meine wertvolle Schlafzeit verkürzt. Um mehr Zeit für meine Aufgaben zu haben.
Doch auch die Energie ist begrenzt.
Zum Glück habe ich damals „nur“ Kaffee getrunken, um meiner ständigen Müdigkeit Herr zu werden.
Aber viele erschöpfte Menschen konsumieren regelmäßig Energydrinks oder sogar Aufputschmittel. Sie glauben, dadurch ihren Eierkarton vergrößern zu können.
Was zeitweise zu funktionieren scheint, aber langfristig genau das Gegenteil bewirkt.
Meine ach so perfekte Planung hatte also einen riesengroßen Haken: Es kamen zu wenig Zeiträume vor, in denen ich das Leben genießen und mich erholen konnte.
Hand aufs Herz:
Planst du genug Auszeiten für dich ein? Oder sind sie zwar vorgesehen, aber du lässt sie dann doch immer wieder ausfallen?
Denke bitte daran:
Du bist ein Mensch und keine Maschine!
Du musst Pausen machen und brauchst ausreichend Schlaf, schöne Erlebnisse und Zeit mit deinen Lieblingsmenschen, damit dein Akku wieder aufladen kann und du gesund bleibst.
Plane diese Dinge mit der gleichen Priorität ein wie deine anderen Aufgaben.
Die 5 wahren Gründe, warum du gestresst bist
Es ist nicht deine To-do-Liste, nicht dein Terminkalender, nicht dein E-Mail-Postfach.
Finde heraus, was dich wirklich unter Druck setzt und was du sofort tun kannst, um das zu ändern:
Ignorierst du deine Erschöpfungsanzeichen, besteht die Gefahr in die Stress-Spirale zu kommen:
Weil du so erschöpft bist, bist du weniger leistungsfähig. Das versuchst du damit auszugleichen, dass du noch weniger Pausen machst und noch härter arbeitest. Du wirst noch erschöpfter, deine Leistungsfähigkeit sinkt weiter ab, usw…
Schneller als du denkst, kannst du so in eine der frühen Burnout-Phasen geraten. Bleibt die mangelnde Erholung ein Dauerzustand, kann dein Körper irgendwann sogar verlernen, neue Kraft zu schöpfen.
Die Frage, die du dir stellen darfst, ist:
Warum erlaubst du dir so wenig Pausen?
- Obwohl du merkst, dass du erschöpft bist?
- Obwohl dein Körper dir vielleicht sogar schon Warnsignale in Form von Kopfschmerzen, Rückenschmerzen, häufigen Infekten, Verspannungen, usw. schickt?
- Obwohl du Gesundheit als einen deiner wichtigsten Werte nennen würdest?
Ich habe mir die Frage auch gestellt.
Und habe folgende Antwort gefunden:
Warum du das Gefühl hast, nie genug Aufgaben erledigt zu haben
Egal, ob ich an einem Tag 3 Aufgaben schaffte oder 47 – es fühlte sich nie genug an.
Abends war ich immer unzufrieden.
Weil ich meine Zufriedenheit davon abhängig gemacht habe, wie viele Aufgaben ich abhaken konnte. Was ich in meinen Augen „geleistet“ hatte.
Manchmal schrieb ich sogar Dinge nachträglich auf meine To-do-Liste, nur um sie sofort wieder durchzustreichen. Einfach für dieses kleine, kurzlebige Gefühl, etwas „geschafft“ zu haben.
Doch dieses Gefühl hielt nie lange an.
Denn es gab immer noch mehr zu tun.
Ich fragte mich nie, ob ich eine Pause brauchte – nur, ob ich sie mir gerade leisten konnte.
Und dann gab es ja auch noch die anderen Frauen, die in meinen Augen scheinbar mühelos Job, Familie und Haushalt meisterten. Mit denen ich mich ständig verglich und dabei immer schlecht abschnitt.
Doch woher kommt dieser Druck, immer mehr leisten zu müssen?
Er kommt aus dem tief verwurzelten Glauben, dass unser Wert von unserer Leistung abhängt.
Ja, wir leben in einer Leistungsgesellschaft, die es nicht gerade einfacher macht, unseren Wert abseits von Arbeit und Leistung zu erkennen. Doch ich finde, dass wir es uns zu einfach machen, wenn wir es dabei belassen.
Ich möchte dich dazu ermuntern, an dieser Stelle mehr in die Selbstverantwortung zu gehen.
Denn ich war es, die immer mehr Aufgaben auf meine Liste schrieb.
Ich war es, die den meisten Druck aufbaute.
Ich war es, die am Ende des Tages über mich urteilte.
Ich war es, der es nie genug war.
Das heißt aber auch im Umkehrschluss, dass ich diejenige bin, die dem ein Ende setzen kann.
Dass ich diejenige bin, die sagen kann: Für heute ist es genug!
Dieses Gefühl des Getriebenseins wird nicht verschwinden, wenn du nicht mit dem zufrieden bist, was du erreicht hast.
Wenn du nur auf das schaust, was noch unerledigt ist.
Wenn du ständig mehr von dir verlangst – obwohl du schon total erschöpft bist.
Wie wäre es, abends vor dem Spiegel zu stehen, dir in die Augen zu schauen und zu sagen: „Ich habe heute mein Bestes gegeben – und das ist genug“?
Wie du die Leichtigkeit wiederfindest
Wenn sich dein Alltag trotz all der Planung und Organisation nicht leichter anfühlt, ist der Moment gekommen dir zu erlauben, ein wenig loszulassen.
Auch ich darf mich daran immer wieder erinnern.
Denn wenn es in meinem Leben herausfordernder wird, ertappe ich mich immer wieder dabei, wie ich Sicherheit in der Planung suche.
Was so lange okay ist, wie mich die Planung wirklich entlastet, statt belastet.
Lass uns also dort immer wieder genau hinschauen und hin und wieder einen Schritt zurücktreten.
Es muss nicht immer alles perfekt durchgeplant sein. Manchmal entsteht die schönste Leichtigkeit genau dann, wenn wir uns erlauben, flexibel zu sein und den Moment zu genießen.
Du bist so viel mehr als die Summe deiner erledigten Aufgaben.
Dein Wert hängt nicht von einer abgehakten To-do-Liste ab.
Ich wünsche mir für dich, dass du dir immer wieder Ruhe gönnst und spürst, wie gut es tut, einfach mal nur zu sein – ohne eine Agenda im Kopf.
Herzliche Grüße
P. S. Wenn du das Gefühl hast, dass du bei diesen Schritten jemanden an deiner Seite haben möchtest, der dich dabei begleitet und unterstützt – dann bin ich gerne für dich da. In meinem 1:1-Mentoring entwickeln wir deinen individuellen Weg, wie du mehr Raum für dich schaffst und den Stress nachhaltig in den Griff bekommst.
P.P.S. Zu diesem Blogartikel gibt es auch eine Podcastfolge – hör doch gleich mal rein:
