Warum gute Planung allein nicht reicht: Entdecke die unterschätzten Stressfallen und wie du sie vermeiden kannst.
Dein Tag ist perfekt durchgeplant, anstehende Aufgaben stehen auf übersichtlichen und nach Prioritäten geordnete Listen, nie wird etwas Wichtiges vergessen und alle loben dich für dein Organisationstalent – klingt nach jemandem, der sein Leben und vor allem seinen Stress im Griff hat, oder?
Das dachte ich auch – doch die Realität sah bei mir anders aus. Trotz aller Planung fühlte ich mich ausgelaugt und stand kurz vor einem Burnout. Wie passt das zusammen?
In diesem Artikel erfährst du, wo die Grenzen von Struktur und Planung liegen, wie sie deinen Stress sogar verstärken können und was du tun kannst, wenn dein Stress trotz guter Organisation nicht weniger wird.
Inhalt
Manchmal kann ich nur lächelnd den Kopf schütteln, wenn ich daran denke, wie unfassbar durchgeplant und strukturiert ich früher war. Nicht, dass ich heute unstrukturiert oder gar chaotisch wäre – nein, ganz und gar nicht. Ich halte Planung und Organisation nach wie vor für wichtig und hilfreich. Aber ich habe auch erlebt, dass man sie übertreiben oder an den falschen Stellen einsetzen kann und sie dann sogar zu noch mehr Druck und Stress führt, anstatt Entlastung zu bringen.
Ironischerweise war ich früher sogar der Ansicht, dass ich offensichtlich noch nicht strukturiert genug war – denn ich war ja immer noch gestresst und fand, dass ich nicht genug Aufgaben pro Tag schaffte.
Ich wurde daher sofort hellhörig, wenn ich von einem weiteren Zeitmanagementtool, einer gut bewerteten Orga-App oder einem neuen Kalender mit integrierten Planungshilfen erfuhr. In mir keimte dann immer wieder neue Hoffnung auf, endlich alle Aufgaben mit Leichtigkeit und Gelassenheit abarbeiten zu können und mehr Zeit für Me-Time zu haben.
Kommt dir das bekannt vor? Und fragst auch du dich, warum dein Alltag immer noch so anstrengend ist und warum so viele unerledigte Aufgaben auf deiner To-do-Liste stehen, obwohl du doch eigentlich gut organisiert bist?
Es lohnt sich, einmal einen Schritt zurückzutreten und andere Ursachen für den täglichen Druck in Betracht zu ziehen. Lass uns im Folgenden mal die Gründe anschauen, die ich damals bei mir entdeckt habe – vielleicht erkennst auch du dich darin wieder:
Zu viele Aufgaben: Lerne, deine To-do-Liste zu kürzen
Ich hatte definitiv viel zu viele Aufgaben auf meiner To-do-Liste. Daran änderten auch farbige Kennzeichnungen, Priorisierungen und das sogenannte Task Batching nichts – also das Zusammenfassen ähnlicher Aufgaben, um effizienter zu arbeiten. Denn selbst die beste Planung kann nicht das Unmögliche schaffen: 187 Aufgaben lassen sich einfach nicht in einen Tag quetschen.
Das ist so, als wenn du 34 Eier in einem Eierkarton für 10 Eier unterbringen wollen würdest. Der Eierkarton steht stellvertretend für deine Zeit und/oder deine Kraft. Selbst wenn du die Eier, stellvertretend für deine Aufgaben, farblich markierst, gruppierst und nach Priorität sortierst, oder das unappetitlichste Ei gleich morgens isst (eine Methode, die als eat the frog bekannt ist und bei der man den Tag mit der unangenehmsten Aufgabe beginnt), bleibt das Problem bestehen: Mehr als 10 Eier passen einfach nicht in den Karton.
Anstatt meine knappe Zeit mit der Suche nach einem noch besseren Zeitmanagement-Tool zu verbringen, hätte ich viel früher damit anfangen sollen, meine Aufgaben gezielt zu reduzieren.
Ja, du hast richtig gelesen – ich habe über die letzten Jahre gelernt, wie ich meine To-do-Liste radikal kürzen kann.
Was anfangs unmöglich scheint, ist ein schrittweiser Prozess, mit dem auch du sofort beginnen kannst und der Tag für Tag leichter wird.
Heute treffe ich bei jeder Aufgabe eine bewusste Entscheidung: Verdient sie einen Platz auf meiner To-do-Liste? Gibt es gute Gründe, meine wertvolle Lebenszeit damit zu verbringen?
Da das Thema noch ein bisschen tiefer geht, können wir das hier nur anreißen, aber die entscheidenden Schritte sind, dass du deine echten Prioritäten im Leben erkennst und dich mit deinen inneren Antreibern auseinandersetzt, die dir weismachen wollen, dass alle Aufgaben auf deiner Liste wichtig und dringend sind. Es geht darum, klare Entscheidungen für und vor allem auch gegen bestimmte Aufgaben zu treffen.
Dann wirst du bald merken, wie der Druck und das ständige Gedankenkarussell über unerledigte Aufgaben immer weiter abnehmen. Abends wirst du immer öfter das befreiende Gefühl haben, alles Wichtige geschafft zu haben – ohne dabei Pausen oder Freizeit geopfert zu haben.
Wenn dich das Thema interessiert und du mehr darüber wissen möchtest, dann schaue dir gerne meinen Kurs „Weniger Aufgaben, weniger Stress. So reduzierst du deine To-do-Liste“ an.
Ein weiterer Grund für meinen Dauerstress lag in meinem Glauben, dass eine akribische Planung mich innerlich beruhigen würde. Spoiler: Das Gegenteil war der Fall.
Struktur ja, Kontrolle nein: Bringe Flexibilität in deine Planung
Einer der wichtigsten Faktoren für Resilienz, also die Fähigkeit gut mit den Herausforderungen des Lebens umgehen zu können, ist Flexibilität. Folglich zeichnen sich entlastende Strukturen auch dadurch aus, dass sie Raum für Flexibilität lassen.
Wenn ich mir meine Planungswut von damals heute anschaue, dann fällt mir vor allem ein Wort ein: Kontrolle. Also quasi das Gegenteil von Flexibilität. Ich war damals der Meinung, dass mir diese perfekte Planung Sicherheit und damit innere Ruhe geben würde. Heute würde ich sagen, dass eher das Gegenteil der Fall war. In Wahrheit wollte ich alles unter Kontrolle haben und diese Überorganisation war ein Symptom meiner vielen festen Vorstellungen und Erwartungen, die ich hatte. Mit der Anzahl der Erwartungen steigt allerdings auch die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich nicht alle erfüllen werden.
Um trotzdem alles im Griff zu behalten, hatte ich natürlich auch immer ein Plan B, C, D und E. Du kannst dir vielleicht vorstellen wie viel Kraft es kostet, immer so viele Alternativen zu durchdenken und den ganzen Tag wachsam wie ein Schießhund zu sein, ob noch alles nach Plan läuft. Wenn dann doch mal etwas passierte, womit ich nicht gerechnet hatte (Waschmaschine kaputt, Kind plötzlich krank, etc.), warf mich das komplett aus der Bahn und ich war mit den Nerven am Ende.
Planungsfreie Zonen gab es bei mir so gut wie nie. Ich hatte für alles immer einen Plan: auch beim Sport, in der Spielzeit mit meinem Kind oder im Urlaub. Damit habe ich mich um die wunderbare Erfahrung gebracht, wie entspannt es ist, wenn man etwas einfach auf sich zukommen lässt. Und welche wunderbaren spontanen Gelegenheiten und Erlebnisse sich ergeben können, wenn man den Raum dafür lässt.
Ich möchte dich daher einladen, dir deine Planung auch einmal genauer anzuschauen:
- Wo unterstützt sie dich wirklich dabei, entspannter durch den Tag zu gehen? Und wo lässt sie dir kaum Luft zum Atmen, weil es keinen Raum für Flexibilität und Unerwartetes gibt?
- Was würde deiner Meinung nach passieren, wenn du weniger planen würdest? Hast du diese Annahmen schon einmal hinterfragt?
- Wo könntest du dir erlauben weniger zu planen?
By the way: Enthält dein Superplan eigentlich auch genug Pausen? Meiner damals nämlich viel zu wenige.
Vergiss nicht, auf dich zu achten: Plane genug Pausen ein
Um noch einmal zu der oben genannten Metapher mit dem Eierkarton zurückzukehren: Ich hatte damals nicht nur zu viele Eier und wusste nicht, wohin mit ihnen – ich habe auch täglich damit gehadert, dass mein Eierkarten nur 10 Plätze hat.
Um die Zeit für Aufgaben auszuweiten, habe ich kaum Pausen gemacht, viel seltener schöne Dinge unternommen und so manches Mal meine wertvolle Schlafzeit verkürzt. Um die fehlende Kraft auszugleichen habe ich zum Glück „nur“ Kaffee getrunken.
Aber ich weiß, dass viele erschöpfte Menschen auch regelmäßig Energydrinks konsumieren oder in einem fortgeschritteneren Stadium sogar zu Aufputschmitteln greifen und glauben, dadurch ihren Eierkarton vergrößern zu können. Was zeitweise zu funktionieren scheint, aber langfristig genau das Gegenteil bewirkt.
Dein Weg aus dem Stress – Onlinekurs für 0€
In diesem 60minütigen Onlinekurs teile ich meine einfache 3-Schritte-Strategie mit dir, mit der du deinen Alltag entschleunigen, dein Gedankenkarussell stoppen und wieder Zeit für dich und deine Lieblingsmenschen finden kannst.
Meine ach so perfekte Planung hatte also einen riesengroßen Haken: Es kamen zu wenig Zeiträume vor, in denen ich das Leben genießen und mich erholen konnte.
Hand aufs Herz: Planst du genug Auszeiten für dich ein? Oder sind sie zwar vorgesehen, aber du lässt sie dann doch immer wieder ausfallen?
Denke bitte daran: Du bist ein Mensch und keine Maschine! Du brauchst Pausen, ausreichend Schlaf, schöne Erlebnisse und Zeit mit deinen Lieblingsmenschen, damit dein Akku wieder aufladen kann und du gesund bleibst. Plane diese Dinge mit der gleichen Priorität ein wie deine anderen Aufgaben.
Ignorierst du deine Erschöpfungsanzeichen, besteht die Gefahr in die Stress-Spirale zu kommen: Weil du so erschöpft bist, bist du weniger leistungsfähig. Das versuchst du damit auszugleichen, dass du noch weniger Pausen machst und noch härter arbeitest. Du wirst noch erschöpfter, deine Leistungsfähigkeit sinkt weiter ab, usw…. Und das ist dann auch schon der Weg ins Burnout, wo der Körper dann irgendwann sogar verlernen kann, sich zu erholen.
Die Frage, die du dir stellen darfst, ist: Warum erlaubst du dir so wenig Pausen?
Obwohl du merkst, dass du erschöpft bist. Obwohl dein Körper dir vielleicht sogar schon Warnsignale in Form von Kopfschmerzen, Rückenschmerzen, häufigen Infekten, Verspannungen, usw. schickt. Obwohl du Gesundheit als einen deiner wichtigsten Werte nennen würdest.
Ich habe mir die Frage auch gestellt. Und ich durfte mir eingestehen, dass ich meinen Wert viel zu häufig daran messe, wie viel ich geleistet habe.
Dein Wert hängt nicht von deiner Leistung ab: lerne, mit dir zufrieden zu sein
Egal, ob ich an einem Tag 3 Aufgaben schaffte oder 47 – es fühlte sich nie genug an. Ständig verglich ich mich mit anderen, die in meinen Augen Job, Familie und Haushalt mit Leichtigkeit meisterten.
Dieses Gefühl des „Nicht-genug-Seins“ führte dazu, dass ich mir viel zu wenig Pausen erlaubt habe. Denn für mich war eine Pause etwas, das ich mir erst verdienen musste. Ich fragte mich nie, ob ich eine Pause brauchte, sondern immer nur, ob ich sie mir gerade leisten konnte.
Woher kommt dieser ständige Druck, immer mehr leisten zu müssen?
Ein Grund dafür liegt in dem tief verwurzelten Glauben, dass unser Wert von unserer Leistung abhängt. Dieses „erst die Arbeit, dann das Vergnügen“-Denken ist so tief verankert, weil wir meinen, dass wir nur dann wertvoll und liebenswert sind, wenn wir viel erreichen.
Lange Zeit habe ich meine Zufriedenheit mit mir allein daran gemessen, wie viele Aufgaben ich an einem Tag erledigt hatte. Ich habe sogar erledigte Dinge, die nicht auf meiner To-do-Liste standen, im Nachhinein aufgeschrieben – nur um sie gleich wieder durchstreichen zu können. Für das kleine, kurzlebige Gefühl, etwas „geschafft“ zu haben. Doch dieses Verhalten war auch ein Zeichen dafür, wie abhängig ich davon war, mich über meine Leistung zu definieren.
Ja, wir leben in einer Leistungsgesellschaft, die es nicht gerade einfacher macht, unseren Wert abseits von Arbeit und Leistung zu erkennen. Doch ich finde, dass wir es uns zu einfach machen, wenn wir es dabei belassen. Ich möchte dich dazu ermuntern, an dieser Stelle mehr in die Selbstverantwortung zu gehen.
Denn auch ich durfte mir damals eingestehen, dass ich es war, die all diese viele Aufgaben auf die Liste geschrieben hat. Dass ich es war, die den meisten Druck aufgebaut und am Ende des Tages über mich geurteilt hat. Dass ich diejenige war, der es nie genug war.
Das heißt aber auch im Umkehrschluss, dass ich diejenige bin, die dem ein Ende setzen kann. Dass ich diejenige bin, die sagen kann: Für heute ist es genug!
Dieses Gefühl des Getriebenseins wird nicht verschwinden, wenn du nur auf das schaust, was noch unerledigt ist. Wenn du nicht mit dem zufrieden bist, was du erreicht hast und ständig mehr von dir verlangst. Obwohl du schon total erschöpft bist.
Kannst du dir vorstellen, abends vor dem Spiegel zu stehen, dir in die Augen zu schauen und zu sagen: „Ich habe heute mein Bestes gegeben – und das ist genug“?
Fazit: Planung ist nicht alles
Wenn sich dein Alltag trotz all der Planung und Organisation nicht leichter anfühlt, ist vielleicht der Moment gekommen dir zu erlauben, ein wenig loszulassen.
Auch ich darf mich daran immer wieder erinnern. Denn wenn es in meinem Leben herausfordernder wird, ertappe ich mich immer wieder dabei, wie ich Sicherheit in der Planung suche. Was so lange okay ist, wie mich die Planung wirklich entlastet, statt belastet.
Lass uns also dort immer wieder genau hinschauen und hin und wieder einen Schritt zurücktreten. Es muss nicht immer alles perfekt durchgeplant sein. Manchmal entsteht die schönste Leichtigkeit genau dann, wenn wir uns erlauben, flexibel zu sein und den Moment zu genießen.
Du bist so viel mehr als die Summe deiner erledigten Aufgaben. Dein Wert hängt nicht von einer abgehakten To-do-Liste ab. Ich wünsche mir für dich, dass du dir immer wieder Ruhe gönnst und spürst, wie gut es tut, einfach mal zu sein – ohne eine Agenda im Kopf.
Herzliche Grüße
P. S. Wenn du das Gefühl hast, dass du bei all diesen Schritten jemanden an deiner Seite brauchst, der dich dabei begleitet und unterstützt – dann bin ich gerne für dich da. In meinem 1:1-Mentoring entwickeln wir deinen individuellen Weg, wie du mehr Raum für dich schaffst und den Stress nachhaltig in den Griff bekommst. Suche dir HIER einen Termin für ein unverbindliches Kennenlerngespräch aus.
P.P.S. Zu diesem Blogartikel gibt es auch eine Podcastfolge – hör doch gleich mal rein:
