Wichtig oder dringend? Wie du mit der Eisenhower-Matrix Prioritäten setzt

„Wo soll ich bloß anfangen?“

Fragst du dich das auch manchmal?

Wenn deine To-do-Liste immer länger wird, die Zeit immer knapper – und alles so dringend und wichtig scheint?

Wenn du dein Bestes gibst, Aufgabe nach Aufgabe erledigst und trotzdem abends im Bett liegst und denkst: „Es hat nicht gereicht.“ Und unzufrieden bist – mit dem Tag und mit dir?

Aber mal ehrlich:

Hast du wirklich zu wenig gemacht?

Ich glaube nicht.

Denn genau dort liegt oft der Irrtum: dass wir glauben, wir wären zufriedener, wenn wir endlich MEHR schaffen würden.

Doch darum geht es in Wirklichkeit gar nicht.

Für unsere Zufriedenheit ist es viel wichtiger, die RICHTIGEN Dinge zu tun.

Sich auf die Aufgaben zu fokussieren, die wirklich wichtig sind. Und nicht auf die, die „laut“ sind.

Und selbst zu entscheiden, was heute dran ist – anstatt immer nur wie fremdgesteuert zu reagieren.

Und genau da setzt die Eisenhower-Matrix an:

Sie hilft dir, Klarheit zu gewinnen und aus dem Reaktionsmodus auszusteigen.

Wichtiges von Dringendem zu unterscheiden und Prioritäten zu setzen – ohne Schuldgefühle.

Sie gibt dir einen Rahmen, damit du deinen Tag wieder bewusst gestalten kannst.

Sodass du abends zufrieden einschläfst – statt unzufrieden wachzuliegen und zu grübeln.

Bereit für einen neuen Umgang mit deinen Aufgaben?

Dann lass uns starten:

Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix?

Das grundlegende Prinzip der Eisenhower-Matrix ist, dass jede anstehende Aufgabe einer bestimmten Kategorie zugeordnet wird.

Durch diese Zuordnung ergibt sich dann, wie du mit dieser Aufgabe am besten umgehst.

Dass es dabei lediglich um 4 Kategorien geht, macht die Eisenhower-Matrix zu einem ein schlankes und schnell umsetzbaren Tool.

Lass uns mal anschauen, welche 4 Kategorien das sind:

Wichtig oder dringend: Die 4 Kategorien der Eisenhower-Matrix

Die 4 Kategorien basieren auf zwei Ebenen – einer inhaltlichen und einer zeitlichen.

Bei der inhaltlichen Ebene geht es um die Frage: „Bringt mich diese Aufgabe meinen Zielen näher?“.

Bei der zeitlichen Ebene geht es um die Frage: „Erfordert diese Aufgabe JETZT meine Aufmerksamkeit?

Innerhalb jeder Ebene wird nun weiter aufgesplittet:

Inhaltliche Ebene:

Bringt dich eine Tätigkeit deinen Zielen näher, wird sie als „wichtig“ eingestuft. Zahlt sie hingegen nicht auf deine Ziele ein, fällt sie in die Kategorie „unwichtig“.

Zeitliche Ebene:

Wenn eine Aufgabe jetzt deine Aufmerksamkeit erfordert, gilt sie als dringend. Ist sie hingegen nicht zeitkritisch, wird sie als „nicht dringend“ eingestuft.

Daraus ergibt sich dann das Raster mit den 4 Aufgabenkategorien:

• A-Aufgabe: dringend und wichtig, d. h. diese Aufgabe erfordert jetzt Aufmerksamkeit und bringt dich deinen Zielen näher.
• B-Aufgabe: wichtig, aber nicht dringend, d. h. diese Aufgabe bringt dich deinen Zielen näher, aber ist nicht zeitkritisch.
• C-Aufgabe: nicht wichtig, aber dringend, d.h. diese Aufgabe bringt dir für deine Ziele nichts, aber erfordert jetzt deine Aufmerksamkeit.
• D-Aufgabe: weder wichtig noch dringend, d. h. diese Aufgabe zahlt nicht auf deine Ziele ein und ist auch nicht zeitkritisch.

Wir werden uns gleich angucken, wie mit den Aufgaben in den jeweiligen Kategorien zu verfahren ist.

Vorher möchte ich aber noch darauf eingehen, was die Eisenhower-Matrix NICHT kann, bzw. was du für dich geklärt haben musst, damit sie für dich funktioniert:

Die Voraussetzung für die Arbeit mit der Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix hilft dir, dich auf die wesentlichen Dinge zu fokussieren und möglichst wenig Zeit mit unwichtigen Dingen zu verbringen. Sie ist eine starke Unterstützung für dich, um deinen Weg zu verfolgen und deine Ziele zu erreichen.

Das funktioniert allerdings nur, wenn du schon weißt, welche Ziele du hast und was dir im Leben wichtig ist. Ansonsten wird dir die Zuordnung zu den genannten 4 Kategorien sehr schwerfallen.

Die Eisenhower-Matrix ist kein Tool, mit dem du deine Ziele festlegst. Sie funktioniert nur dann, wenn du deine Ziele bereits kennst.

Ist es ein Ziel von dir, die Karriereleiter zu erklimmen? Dann könnte beispielsweise auch der erfolgreiche Abschluss des aktuellen Kundenprojekte ein wichtiges Ziel sein, weil es auf dein größeres Ziel einzahlt. Welche Aufgaben in diesem Projekt bringen dich dabei weiter und welche nicht?

Und bitte vergiss auch deine privaten Ziele nicht! Denn um abends mit dem Tag zufrieden zu sein, reicht es nicht, nur den beruflichen Zielen nähergekommen zu sein.

Gerade die Tätigkeiten, die auf deine privaten Ziele einzahlen, sind immens wichtig für deine Zufriedenheit und damit auch für deine mentale Gesundheit!

Ein langfristiges privates Ziel könnte z. B. sein, dass du die vertrauensvolle und liebevolle Beziehung zu deinem Partner und deinen Kindern erhältst. Dann ist es wichtig, dass du bereits jetzt regelmäßig Zeit einplanst, in der du voll und ganz für sie da bist.

Nimm dir also zunächst einen Moment Zeit und schreibe auf, welche beruflichen und privaten Ziele du hast. Dann wird dir die Zuordnung zu den 4 Kategorien deutlich leichter fallen.

Hast du eine Aufgabe einer Kategorie zugeordnet, gibt dir die Eisenhower-Matrix nun eine Empfehlung, wie es mit dieser Aufgabe weitergehen sollte:

So gehst du mit den 4 Aufgaben-Typen der Eisenhower-Matrix um

A-Aufgaben (dringend und wichtig)

Weil diese Aufgaben sowohl wichtig als auch dringend sind, verdienen sie deine sofortige Aufmerksamkeit. Es führt zu ernsthaften Konsequenzen, wenn du dich nicht zeitnah um sie kümmerst.

Deswegen fallen zusätzlich auch alle Aufgaben in diese Kategorie, die existenziellen Schaden abwenden oder verhindern – selbst wenn sie nicht unmittelbar mit deinen persönlichen Zielen im Zusammenhang stehen.

Beispiele für A-Aufgaben:

• Präsentation für ein wichtiges Meeting morgen fertigstellen
• Beschwerde eines wichtigen Kunden bearbeiten
• Krankmeldung eines Teammitglieds weitergeben oder Ersatz organisieren
• Rohrbruch, Handwerker kontaktieren
• Kind krank, Betreuung oder Arztbesuch organisieren

Die 5 wahren Gründe, warum du gestresst bist

Es ist nicht deine To-do-Liste, nicht dein Terminkalender, nicht dein E-Mail-Postfach.

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B-Aufgaben (wichtig, aber nicht dringend)

Da es sich bei den B-Aufgaben ebenfalls um wichtige Aufgaben handelt, wirst du auch hier ernsthafte Konsequenzen spüren, wenn du sie vernachlässigst. Durch die fehlende Dringlichkeit besteht aber die Gefahr, dass sie als erstes gestrichen oder immer wieder verschoben werden. Deswegen solltest du dir diese Aufgaben unbedingt als wichtigen Termin in deinen Kalender eintragen.

In diesen Bereich fallen viele Aufgaben und Tätigkeiten, die auf langfristige Ziele, wie z. B. Entwicklung und Gesundheit einzahlen. Oft wird unterschätzt, wie wichtig gerade die B-Aufgaben für unsere Zufriedenheit sind. Außerdem entstehen durch die Vernachlässigung dieser Aufgaben Probleme, die dann auch nicht mal eben schnell wieder zu beheben sind, wie z. B. unzufriedene Mitarbeiter, gesundheitliche Probleme oder eine kriselnde Ehe.

Weil du diese Aufgaben ganz besonders im Blick behalten solltest, habe ich diesen Bereich in der nachfolgenden Grafik mit einem roten Blitz versehen.

Beispiele für B-Aufgaben:

• Weiterbildung, um fachlich voranzukommen
• Arbeitsprozesse optimieren
• Feedbackgespräche führen
• Sport
• Zeit für Partner, Familie oder Freunde bewusst einplanen
• Vorsorgetermine beim Arzt

C-Aufgaben (nicht wichtig, aber dringend)

Bei C-Aufgaben besteht die Gefahr, dass du sie durch ihre Dringlichkeit als wichtige Aufgaben einordnest. Sie drängen sich ständig in den Vordergrund und erzeugen Druck, aber sie bringen dich deinen Zielen nicht näher. In diesem Bereich finden sich meist viele Aufgaben, die uns von außen vorgegeben werden.

Es ist utopisch, keine C-Aufgaben zu haben – aber das Ziel sollte immer sein, möglichst wenige davon zu haben. Denn die C-Aufgaben stehlen uns zu viel Zeit für die wichtigen A- und B-Aufgaben, wenn wir sie nicht begrenzen.

Beispiele für C-Aufgaben:

• die meisten E-Mails
• Teilnahme an Meetings, die nicht wirklich relevant sind
• Telefonate, die auch jemand anderes übernehmen könnte
• Haushaltstätigkeiten
• Kuchen fürs Kita-Fest backen

So kannst du deine C-Aufgaben begrenzen:

• Delegiere möglichst viele C-Aufgaben
• Lerne „nein“ zu sagen, wenn dir jemand eine C-Aufgabe geben möchte
• Frage dich: Was passiert, wenn ich diese Aufgabe nicht erledige / nicht sofort erledige? Wenn es keine ernsthaften Konsequenzen hat: am besten streichen oder erstmal auf später verschieben
• Begrenze den Zeitraum für die Erledigung von C-Aufgaben, z. B. mit einem festen Zeitfenster für die Beantwortung von E-Mails.

Wenn du dir zusätzlich immer wieder bewusst machst, wie gering die Bedeutung dieser Aufgaben für deine Ziele sind, dann setzen sie dich auch nicht mehr so unter Druck.

D-Aufgaben (weder wichtig, noch dringend)

Da diese Aufgaben weder auf ein Ziel einzahlen noch zeitkritisch sind, gibt es keinen Grund, sich mit ihnen zu beschäftigen. Es sind Zeitfresser oder Ablenkungen. Deswegen: streichen.

Beispiele für D-Aufgaben:

• Sich in unwichtigen Details verlieren („Perfektionismus-Falle“)
• Dinge tun, nur „weil man es halt immer so macht“
• „Nur mal kurz“ die Teamplattform öffnen – und sich dort verlieren
• Alle möglichen Newsletter abonnieren und lesen – um nichts zu verpassen und nicht, weil sie dir wirklich guttun.
• Dinge im Internet recherchieren, die nicht wirklich relevant sind

An dieser Stelle taucht immer wieder ein Missverständnis auf.

Es geht nicht darum, dass du alle Zeiten wegrationieren sollst, in denen du nichts Sinnvolles tust und keine Ziele verfolgst.

Für Erholungszeiten ist es sogar besonders wichtig, dass du nicht nur das Tun unterbrichst, sondern auch das Müssen.

Allerdings beobachte ich immer wieder, dass sich viele Menschen sehr schwer damit tun, sich eine echte Pause zu erlauben. Und sich dann stattdessen mit D-Aufgaben beschäftigt halten.

Sie müssten eigentlich eine Pause machen, weil sie schon total erschöpft sind. Aber das erlauben sie sich nicht. Weil sie nicht faul oder gar egoistisch sein wollen.

Stattdessen beschäftigen sie sich mit den unwichtigen D-Aufgaben um für sich sagen zu können „ich mach ja was“.

Aber genau wie die C-Aufgaben rauben dir auch die D-Aufgaben Zeit und Kraft für die wirklich wichtigen Dinge. Und das führt dann immer wieder zur Prokrastination der wichtigen Aufgaben.

Deshalb:

Mache eine echte Pause, wenn du erschöpft bist – anstatt dich mit D-Aufgaben beschäftigt zu halten.

Und sei dir bewusst, dass eine gute Erholung auf wichtige Ziele einzahlt, wie z. B. Lebensqualität und Gesundheit.

Es ist sehr wichtig (und bei vielen Menschen sogar schon sehr dringend, wenn sie nicht in einer der Burnout-Phasen landen wollen), sich regelmäßig Zeit für Entspannung, Genuss und Freude zu nehmen.

Insofern solltest du auch Pausen als B-Aufgabe regelmäßig fest einplanen!

Zum Abschluss gebe ich dir jetzt noch einmal eine kurzen Überblick, wie du Schritt für Schritt die Eisenhower-Matrix umsetzen kannst – damit du gleich heute damit starten kannst:

Schritt-für-Schritt wichtig und dringend unterscheiden: So setzt du Eisenhower-Matrix um

1. Werde dir über deine Ziele klar
   Nicht nur im Job, sondern auch privat.
   Was ist dir wirklich wichtig?
   Worauf willst du langfristig hinarbeiten?
2. Sammle alle offenen Aufgaben
   Schreib auf, was dich gerade beschäftigt – egal ob groß, klein, beruflich oder privat.
3. Ordne jede Aufgabe in eine der 4 Kategorien ein.
   Dabei können dir folgende Leitfragen helfen:
   • Dringlichkeit: Was passiert, wenn ich das heute nicht erledige?
     • ernsthafte Konsequenz = dringend
     • kein Drama = nicht dringend
   • Wichtigkeit: Zahlt diese Aufgabe auf eines meiner Ziele oder Werte ein?
     • ja = wichtig
     • nein = organisatorisch oder fremdbestimmt, nicht wichtig
4. Umgang mit den Aufgaben
   • A-Aufgaben (dringend und wichtig): Prio 1 – sofort erledigen
   • B-Aufgaben (wichtig, aber nicht dringend): Prio 2 – fest im Kalender einplanen
   • C-Aufgaben (dringend, aber nicht wichtig): Prio 3 – kritisch prüfen, möglichst delegieren, Bearbeitung zeitlich begrenzen
   • D-Aufgaben (weder wichtig noch dringend): Streichen. Ohne schlechtes Gewissen.

Ich wünsche dir viel Erfolg bei der Umsetzung!

Alles Liebe